Налог на добавленную стоимость (НДС) введен во многих странах мира. Появившись во Франции в 50-е гг. прошлого века, он проник и в другие европейские государства. На сегодняшний день из промышленно развитых стран налог не взимается лишь в Гонконге, Кувейте, Ливии, Омане, Саудовской Аравии, Объединенных Арабских Эмиратах и Соединенных Штатах Америки.
НДС распространяется на многие статьи расходов деловых путешественников: от питания в отеле до аренды автомобиля. От сбора освобождены лишь трансграничные услуги, включая международные воздушные перевозки. И, по подсчетам одной из крупнейших в мире аудиторских компаний KPMG, НДС составляет 5% от затрат компании на зарубежные командировки, а в некоторых корпорациях этот показатель даже выше.
Как правило, компании имеют право на возвращение значительной части налога. Однако чаще всего этим правом они не пользуются. Причины могут быть самыми разными, и о них речь пойдет чуть ниже. Но пренебрегать возвратом НДС не стоит: для компании это может стать серьезным источником сбережений, способом экономии. Да, повлиять на размер НДС вряд ли возможно, но вернуть его — вполне реально.
За пределами Евросоюза стандартная ставка обычно варьируется от 10 до 20%. В странах еврозоны среднее значение сбора составляет 21%. К тому же, многие страны-члены альянса снижают налог на широкий спектр товаров и услуг, включая проживание в отеле, питание в ресторане, транспортные услуги. Самый высокий показатель НДС демонстрирует Венгрия — 27%. Причем он одинаков и на ресторанное меню, и на транспортные услуги. Чуть меньший тариф в стране — 25% — действует на проживание в отеле, и он также считается в ЕС самым высоким.
Наименьший показатель НДС отмечается в Люксембурге — 15%. Здесь же действует и минимальная ставка налога на ресторанное меню — всего 3%. НДС при проживании в отеле наиболее выгоден в Бельгии, Нидерландах и Португалии, где он равен 6%. В Ирландии и Великобритании от НДС на транспортные услуги путешественники освобождены.
Нужно отметить, что вернуть НДС, «оставленный» в зарубежной поездке, — дело из не легких. Возможно, поэтому компании регулярно теряют на этом внушительные суммы. Каждый год цифра доходит до €7,5 млрд. — таковы потери международных корпораций в пределах еврозоны. И €5,5 млрд. (или 73%) из них компании не возвращают. По данным Организации экономического сотрудничества и развития (ОЭСР), половина всех организаций возмещает 50% или меньше уплаченного НДС за рубежом. По данным BCD Travel, компания с объемом бизнес-тревел за рубежом €5 млн. может потерять на НДС до €300 тыс.
Итак, в чем же трудность возврата налога на добавленную стоимость? И почему многие корпоративные покупатели зачастую отказываются от идеи его возвращать? Во-первых, это сложный бюрократический процесс, который требует предоставления счетов-фактур за каждую покупку. Во-вторых, в каждой стране приняты свои процедуры, подразумевающие общение на национальном языке. В третьих, доля возвратного НДС в странах неодинакова. И если не владеть исчерпывающей информацией, шансы получить положительное решение невелики. Не говоря уже о том, что многие корпорации просто не знают о том, что имеют право на возмещение сбора, потерянного в зарубежной командировке. Крупные же компании могут вернуть НДС, если речь идет о дорогостоящей услуге (к примеру, проведении выставки), при участии внутренних ведомств, но обычно терпят неудачу в том, чтобы вернуть НДС, оставленный сотрудниками в деловом путешествии.
Даже общепринятые правила не всегда интерпретируются компаниями правильно. Власти отказывают в возврате НДС в 40% случаях обращений тревел-поставщиков и компаний в сфере развлечений из-за несоответствия порядку возмещения налога. На всю процедуру возврата НДС может уйти несколько месяцев, — и это при том, что вся сопроводительная документация будет оформлена верно.
Что нужно помнить компании при возврате НДС:
— некоторые страны ЕС работают по принципу взаимности. Это означает, что иностранная компания освобождается от налога в том случае, если законодательством ее родной страны установлена аналогичная льгота в отношении нерезидента;
— возврат НДС с частных расходов невозможен;
— некоторые организации объектом налогообложения не считаются. Это касается финансового сектора, страховых услуг, благотворительных организаций, органов государственной власти.
Рекомендации:
1. Чтобы понять, как много вы теряете на НДС, проведите аудит расходов компании за рубежом и сравните в процентном соотношении с суммой возврата.
2. Для достижения максимального результата при возмещении НДС обучайте деловых путешественников.
Что это значит? В частности, им следует следить за тем, что поставщик выставляет счет с указанием наименования и адреса компании, а не личного имени и адреса проживания путешественника. Необходимо также удостовериться в том, что в счете-фактуре точно перечислены ставки НДС, применяемые к каждой статье расходов. В некоторых странах на проживание в отеле или завтрак они разнятся.
3. Определите размер суточных расходов.
Некоторые компании позволяют деловым путешественникам тратить в сутки столько, сколько им хочется. Но такой подход уменьшает шансы на возврат НДС, поскольку при такой привилегии сотрудники теряют стимул к отслеживанию счетов-фактур.
4. Проконсультируйтесь с экспертами в области возврата НДС за рубежом.
Понятно, что процесс требует квалифицированной поддержки. К счастью, есть компании, которые специализируются именно на возврате НДС за рубежом. Обычно они работают при условии gainshare. Это означает, что определенную часть из суммы денег, которую специалисты помогают вернуть компании, они забирают себе. Но, даже учитывая этот факт, обратиться к ним стоит: сумма возврата НДС будет более внушительной.
5. Будьте на шаг впереди — используйте автоматизированную систему управления расходами.
Использование новых технологичных решений в вопросе возврата НДС гораздо эффективнее, нежели реализация процессов вручную. Обладая разными преимуществами, автоматизированные системы имеют свойство «расщеплять» составляющие НДС по каждой статье расходов. Если вы не используете счета-фактуры в электронном варианте, лучше оцифровать документ с помощью мобильного приложения, что в дальнейшем упростит процесс. И подумайте о том, чтобы автоматизировать его полностью.
6. Привлеките к решению вопроса поставщиков. Поговорите с ними о важности использования совместимых счетов-фактур.
Марина Осипова (по материалам